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需要注意的是，文件校核工作程序是死的，而文件校核工作中的情况是复杂多变的。以上文件校核工作程序中的八个环节，是从一般意义上总结出来的。在文件校核的实际工作中，允许根据情况作变通处理。
5.秘书应如何使用电子邮件
秘书在日常工作中经常要接收或发送电子邮件。电子邮件作为一种新的交流方式，既简洁明了又充满个性，而且成本费用低廉。那么，秘书在使用电子邮件时，应注意哪些方面呢？
（1）称谓得体
电子邮件的内容、格式与传统书信一样，称呼、敬语不可少。正文的第一句应写上收件人的尊姓大名，并使用得体的称呼。如“先生”、“小姐”、“领导”或“局长”等。
（2）知礼行礼
与他人进行电子邮件往来要讲究“网德”，非礼勿行，不要发出轻狂、污秽、放肆之言。
（3）注意病毒扫描